Efektywne planowanie jest jedną z najlepszych metod zarządzania czasem. Daje ono też satysfakcję, ponieważ dobry plan i skuteczna jego realizacja sprawiają, że żyjesz, spełniając swoje marzenia.

Mówi się, że „nie planując, planujesz porażkę”, bo życie bez planu nigdzie Ciebie nie zaprowadzi, a już na pewno nie tam, gdzie chcesz. Jeśli wiesz, gdzie idziesz, to zapewne tam dojdziesz. Jeśli natomiast nie planujesz swoich działań, nie określasz celów, to poruszasz się chaotycznie i marnujesz swój czas oraz wysiłek. Dobry plan ułatwia życie. Każdego dnia mamy do wykonania wiele różnych czynności. Bez planu realizujemy je w przypadkowej kolejności, to powoduje, że popełniamy błędy.

Czym jest planowanie?

Na planowanie składa się kilka elementów – to proces określania celów, opracowanie podejścia do ich realizacji, wyznaczanie działań, nadanie priorytetów i tworzenie harmonogramu. Każda z tych składowych jest niezbędna, aby planowanie było skuteczne. Jeśli nie określisz celów swoich działań, nie zbudujesz planu. Jeśli zaś nie osadzisz działań w czasie, to nawet najlepszy plan skarzesz na niepowodzenie. Pomyśl o swoim życiu jak o podróży. Określ miejsca docelowe, przemyśl, czego potrzebujesz, aby tam dotrzeć, wybierz odpowiedni środek transportu i określ czas podróży.

Planowanie jest proste! To kilka realizowanych po kolei kroków oraz zasad, według których należy postępować. Przestrzeganie ich pozwoli Tobie skutecznie planować swoje życie i zwiększy Twoją efektywność.

Jak skutecznie planować?

Zdefiniuj swoje cele. Określ, jakie masz zadania do wykonania, nazwij cele, które chcesz osiągnąć. Zadbaj o to, aby plan zawierał zarówno cele krótko- jak i długoterminowe. Uważnie pracuj nad swoimi celami – niech będą realne, nie wykluczają się nawzajem, a przede wszystkim niech będą Twoje! Świetnym sposobem na określenie swoich celów jest metoda SMART. Bliżej opisaliśmy ją tutaj.

Zidentyfikuj zasoby. Zastanów się, czego potrzebujesz do wykonania planu, wyszukaj wszystko to, co jest Tobie potrzebne do zrealizowania celów. Zlokalizuj zasoby, którymi już dysponujesz, zastanów się, jak je najlepiej wykorzystać, szukaj też niestandardowych rozwiązań. Określ braki w zasobach i to, co musisz zrobić, aby zdobyć wszystkie niezbędne do realizacji planu narzędzia.

Rozważ alternatywy. W swoim planie zrób miejsce na sytuacje awaryjne i zachowaj bufor dla nieoczekiwanych sytuacji. Opracuj plan B. Jeśli nie zadbasz o odpowiednie alternatywy, nie zostawisz buforu, to prędzej czy później wpłynie to negatywnie na realizację planu. To tak, jakbyś podróżując pociągiem, z góry zakładał, że zawsze punktualnie dojedziesz do celu. Jeśli planujesz przesiadkę na inny środek lokomocji i nie zostawisz żadnego buforu czasowego, to wzrasta niebezpieczeństwo niepowodzenia.

ZOBACZ TAKŻE

Opracuj plan. Napisz go precyzyjnie i pamiętaj o buforach bezpieczeństwa. Plan musi być wykonalny. To najważniejsza zasada! Powinien też być prosty i zrozumiały. Jeśli będzie zbyt skomplikowany, ciężko będzie Tobie go zrealizować. Dobry plan nie zawiera dwuznaczności i nie zostawia przestrzeni nieokreślonych. Kluczem dobrego planu jest elastyczność. Plan jest skuteczny jedynie wtedy, gdy zmniejsza stres, a nie go tworzy. Stworzenie niewykonalnego planu generuje rozczarowanie i olbrzymie pokłady stresu. Natomiast elastyczny plan pozwala na zmiany i dostosowywanie go do okoliczności. Pamiętaj też o tym, aby wszystkie działania osadzać w czasie.

Oceń. Udziel sam sobie informacji zwrotnej. Działanie bez kontroli i oceniania własnej skuteczności jest bezcelowe. Zadaj sobie podstawowe pytania. Czy osiągnąłeś zamierzony cel? Co byś zmienił w stworzonym przez siebie planie? Co stanowiło największą przeszkodę w realizacji celu? Czy bufory, który zastosowałeś nie były za duże? Co możesz zmienić, aby zapewniając realizację planu, zwiększyć swoją efektywność?

Pracując z planem, zachowaj jasny umysł. Nawet jeśli zabezpieczysz się planem B, zapewnisz bufor na nieoczekiwane zdarzenia, to i tak życie może Ciebie zaskoczyć. Podążaj za spisanym przez siebie planem, ale bądź elastyczny i dostosowuj go w razie potrzeby.

Planując, myśl też o swoich predyspozycjach. Dopasuj do siebie sposób, w jakim będziesz działał. Jeśli lubisz pracę w arkuszach kalkulacyjnych, to wykorzystaj do planowania program Excel. Jeśli myślisz obrazowo, planuj w postaci rozrysowywanych map myśli albo systemu karteczkowego. Podobnie dopasowuj do siebie metody realizacji zadań. Każdy sposób będzie dobry, pod warunkiem, że będziesz regularnie go stosował. Najważniejszą sprawą jest bowiem konsekwentna realizacja planu. Łatwiej robić coś, co się rozumie, w sposób, który daje satysfakcję i jest skuteczny.

Tags: czas motywacja organizacja plan